Stagemanagement und Moderation auf dem 32c3

Hintergrund

Nachdem ich nun schon mehrere Jahre auf verschiedenen Veranstaltungen für das Stagemanagement bzw. die Moderation verantwortlich war, haben wir uns im Moderationsteam der CCC-Veranstaltungen entschieden für den jährlichen Congress in Hamburg einige Änderungen durchzuführen.

Bisher gab es auf den CCC-Veranstaltungen die sogenannten Heralds. Die Heralds waren Stagemanager und Moderator in einem, erfüllten also beide Aufgaben zugleich. Auf dem 30c3 und dem 31c3 mussten wir leider feststellen, dass nicht alle Heralde mit dieser Anforderung zurecht kommen und entweder die Moderation oder aber die Kommunikation mit den Gewerken im Saal darunter litt.

Auch von Seiten der Produktionsleitung gab es Kritik bezüglich der Qualität der Moderatoren auf dem 31c3 sowie dem CCCamp in 2015. Auf Veranstaltungen des CCC gibt es kein bezahltes Personal. Alle Tätigkeiten rund um die Veranstaltung werden von Freiwilligen, den sogenannten “Engeln” durchgeführt. Wenn jemand auf vorherigen Veranstaltungen Herald sein wollte, so reichte es wenn diese Person am Vorabend der Veranstaltung zu einem der offenen Treffen kam und dort sein Interesse bekundete Herald zu sein.

Planungsphase des 32c3

Dieses Jahr haben wir, also das Team, dass die Heralde organisiert, die Prozedur grundlegend geändert. Bereits Anfang Dezember wurde der “Call for Heralds” auf dem offiziellen Veranstaltungsblog veröffentlicht. Danach erreichten uns etwa 70 Bewerbungen von ehrenamtlichen Teilnehmern der Veranstaltung. Alle 70 Personen wurden von uns zu einem Videointerview gebeten, währenddessen wir jeden potentiellen Moderator ins kalte Wasser warfen und die Person baten zuerst eine Anmoderation eines (ihnen bekannten) Speakers zu improvisieren und danach konfrontierten wir unsere potentiellen Moderatoren mit einer hypothetischen Krisensituation, beispielsweise damit, dass der Speaker 10 Minuten zu spät ist oder dass der Speaker auf dem Weg zur Bühne stolpert und dabei sein Präsentationslaptop zerstört. Für diese hypothetischen Szenarien sollte dann jeweils eine Moderation improvisiert werden.

Die Interviews haben wir uns im Team aufgeteilt und unsere Einschätzungen in großen Tabellen festgehalten. Erfahrungsgemäß setzt sich das Publikum der Veranstaltung aus (geschätzt) 70% männlichen und 30% weiblichen Teilnehmern zusammen. Es erfreute uns daher besonders, dass die (knappe) Mehrheit der Bewerber weiblichen Geschlechts waren.

Nachdem das Programm der Veranstaltung vom Content-Team veröffentlicht worden war (intern “Fahrplan” genannt,) konnten wir uns als Team zusammensetzen und die Schichten für die Moderatoren verteilen. In den Jahren zuvor hatten wir für jeden Talk einen anderen Herald, d.h. Die Schichten waren nur ca. 1-1,5h lang. Dieses Jahr vergaben wir Blöcke von Vorträgen und sorgten für eine durchschnittliche Schichtdauer von 3-4,5h.

Beim Verteilen der Schichten mussten auch die individuellen An- und Abreisetage der Bewerber berücksichtigt werden, am Ende kamen wir auf eine Summe von insgesamt 31 Moderatoren, die eine oder mehrere Schichten bekommen hatten.

Veranstaltung 32c3

Während der Veranstaltung führten wir mehrere Meetings durch. Es gab ein Moderatorenbriefing sowie drei Meetings für Stagemanager. Ich leitete jeweils die Stagemanager-Meetings und erklärte den bis zu 50 anwesenden Stagemanagern ihre Aufgaben und die Besonderheiten der Veranstaltung.

Während der Veranstaltung selbst wechselte sich das Kernteam, welches aus drei Personen inklusive mir bestand, untereinander ab und war im Schichtdienst erster Ansprechpartner für alle Stagemanager und Moderatoren auf der Veranstaltung. Dazu gehörte auch, dass wir alle Säle immer wieder aufsuchten um den dort diensthabenden Stagemanagern und Moderatoren Fragen zu beantworten, deren Wohlbefinden sicherzustellen sowie im Problemfall schnell reagieren zu können. Weiterhin waren wir drei auch die Verbindung zur Produktionsleitung und leiteten Anweisungen an unsere Stagemanager weiter bzw. gaben Feedback zu manchen Regelungen seitens der Produktionsleitung.

Auch das Kernteam war für Moderations- und Stagemanagementschichten eingeteilt, ich übernahm insgesamt drei Schichten im Saal 1 (fasst 3000 Personen sitzend) und moderierte verschiedene Talks an, u.A. “State of the Onion” und die “Closing Session” der Veranstaltung. Insgesamt war ich der Moderator für insgesamt neun Vorträge auf dieser Veranstaltung.

Alle Talks des 32c3 sind online verfügbar.