33c3 – Koordinierung der Stagemanager und Moderatoren

Hintergrund

Nachdem ich nun schon mehrere Jahre auf verschiedenen Veranstaltungen für das Stagemanagement bzw. die Moderation verantwortlich war, haben wir uns im Moderationsteam der CCC-Veranstaltungen wieder zusammengefunden um den diesjährigen Congress vorzubereiten.

Auf dem Congress im Vorjahr haben wir erstmalig einen neuen Helfertyp eingeführt, und zwar den Stagemanager. Bisher gab es auf den CCC-Veranstaltungen die sogenannten Heralds. Die Heralds waren Stagemanager und Moderator in einem, erfüllten also beide Aufgaben zugleich. Auf dem 30c3 und dem 31c3 mussten wir leider feststellen, dass nicht alle Heralde mit dieser Anforderung zurecht kommen und entweder die Moderation oder aber die Kommunikation mit den Gewerken im Saal darunter litt, weswegen wir für den 32c3 die Stagemanger eingeführt haben.

Für den 33c3 haben wir diese Struktur weitergeführt und einiges dazu gelernt. Auf Veranstaltungen des CCC gibt es kein bezahltes Personal. Alle Tätigkeiten rund um die Veranstaltung werden von Freiwilligen, den sogenannten “Engeln” durchgeführt.

Planungsphase

Bereits Ende Oktober wurde der “Call for Heralds” auf dem offiziellen Veranstaltungsblog veröffentlicht. Danach erreichten uns etwa 100 Bewerbungen von ehrenamtlichen Teilnehmern der Veranstaltung, welche alle in einem Ticketsystem landeten.  Alle 100 Personen wurden von uns zu einem Videointerview gebeten, währenddessen wir jeden potentiellen Moderator ins kalte Wasser warfen und die Person baten zuerst eine Anmoderation eines (ihnen bekannten) Speakers zu improvisieren.

Danach konfrontierten wir unsere potentiellen Moderatoren mit einer hypothetischen Krisensituation, beispielsweise damit, dass der Speaker 10 Minuten zu spät ist oder dass der Speaker auf dem Weg zur Bühne stolpert und sich dabei die Nase bricht. Für diese hypothetischen Szenarien sollte dann jeweils eine Lösung gefunden werden, wobei unser Ziel jeweils war, dass der potentielle Herald sich um die Unterhaltung des Publikums kümmert, bis der Zwischenfall gelöst ist.

Jeder Herald sollte etwa 2-4h am Stück Dienst haben, also teilten wir das Veranstaltungsprogramm von insgesamt ca. 150 Vorträgen ein in etwa 50 Blöcke. Wir gaben jedem der potentiellen Heralden eine Bewertung in Punkten und sortierten die lange Liste mit unseren Eindrücken nach Punktzahl. Nun bekamen alle Heralde die Liste der Blöcke zugeschickt und durften einen oder mehrere Präferenz-Blöcke nennen, welche wir versuchten zu berücksichtigen beim zuteilen der einzelnen Schichten.

Veranstaltung

Am Vortag der Veranstaltung trafen wir uns in Hamburg und führten die mehrstündige Einführungsveranstaltung für Heralde und Stagemanager durch. Die Heralde wurden von uns schon während den Interviews vorbereitet, die Stagemanager hatten diese Tätigkeit allerdings größtenteils noch nie vorher gemacht. Insgesamt hatten wir etwa 80 Stagemanager und 41 Heralde, die die insgesamt 150 Vorträge professionell durchführten und dafür sorgten, dass jeder Talk pünktlich begann und endete, sowie sauber an- und abmoderiert wurden. Die Stagemanager waren während der gesamten Veranstaltung der zentrale Punkt für Informationen im Saal und sorgten dafür dass alle Gewerke rechtzeitig handelten und alle notwendigen Informationen erhielten.

Obwohl Lindworm und ich mit der Organisation der Heralde und Stagemanager schon gut ausgelastet waren, moderierten wir auch einige Talks selbst und hatten viel Spaß auf der Bühne. Insbesondere im Bereich Crowdcontrol, also dem effizienten Leeren und Füllen des Saals zwischen den Talks mussten wir oft nachhelfen, damit auch freie Plätze in der Mitte einer Reihe besetzt werden können, bevor ein Talk beginnt.